Wenn die Notwendigkeit entsteht, einen unerwarteten, plötzlichen und vorübergehenden (max. 4 Wochen) Personalbedarf (z.B. Ausfall der Hauswirtschaftskraft in der Kindertagesstätte) zu decken, besteht künftig folgende vereinfachte Bearbeitung:

Der Kirchenvorstand kann zum einen einen Beschluss fassen, die KiTa-Leitung zu bevollmächtigen, dass diese den Vertretungsvertrag stellvertretend für den Kirchenvorstand abschließen kann. Der Regionalverwaltung liegt ein entsprechender Mustertext vor. Bitte sprechen Sie Ihre Regionalverwaltung an, wenn Sie diese Möglichkeit nutzen wollen und informieren Sie sie über die Beschlussfassung.

Für diese „gelegentliche Beschäftigung“ (Vertretungsvertrag) ist zum anderen ein gesondertes Formular, das vollständig ausgefüllt und unterschrieben an die Regionalverwaltung zu geben ist, zu verwenden, damit die Abrechnung vorbereitet werden kann (siehe unter "Formulare").
Auf der Rückseite befindet sich die Anordnung zur Zahlung der Vergütung. Diese ist vom Kirchenvorstand zu unterzeichnen auch wenn die Leitung per Beschluss bevollmächtigt ist, den Vertrag zu schließen.

Bitte beachten Sie, dass vor Aufnahme der Beschäftigung die MAV zu beteiligen ist! 
(Formular: Mitteilung an die MAV bei Personalangelegenheiten)

Notwendige Unterlagen

Für die Vertrags-/Nachtragserstellung, wie auch für die Gehaltsabrechnung, ist Ihre Regionalverwaltung darauf angewiesen, vollständige Unterlagen von Ihnen zu erhalten. Oft existieren sog. Checklisten, mit denen Sie prüfen können, ob alle notwendigen Unterlagen vorliegen. Bitte fragen Sie Ihre Regionalverwaltung danach.

In der Regel sollten die Unterlagen für eine Neueinstellung/Vertragsänderung bei Ihnen vor Ort zusammengestellt und erst dann an die Regionalverwaltung geschickt werden. Kernstück dieser Unterlagen ist der (Kirchen-) Vorstandsbeschluss, der generell folgende Inhalte haben muss:

a) Name der / des Mitarbeitenden

b) geplanter Beschäftigungsbeginn

c) Beschäftigungsumfang

d) Einsatzbereich (Bsp. Erzieherin in KiTa XY)

e) Qualifikation, die sich aus den Anforderungen in der Stellenbeschreibung ergibt

f) Grund der Befristung

g) Festlegung der entgeltrelevanten Zeiten gem. § 27 Abs. 4 KDO, soweit zu Vertragsbeginn möglich (ggf. ist die Beratung der Regionalverwaltung hierzu erforderlich) und die Zustimmung oder zumindest der Antrag an die MAV.